Coronavirus

Evenementen en samenkomsten

Informatie over het organiseren van evenementen in 2021

Op 2 augustus zijn tijdens een persmoment de nieuwe maatregelen per 14 augustus en lopende tot 1 september bekend gemaakt.
Via deze link vindt u de nieuwsbericht op de site van de Rijksoverheid; Kabinet verlengt verbod op eendaagse evenementen zonder vaste zitplaats tot 1 september, met uitzondering van kleinschalige evenementen buiten onder voorwaarden | Nieuwsbericht | Rijksoverheid.nl
Er heerst nog steeds een verbod op grootschalige (ongeplaceerde) evenementen en meerdaagse evenementen.

Kleinschalige evenementen zijn wel toegestaan van 14 augustus – 1 september:

Geplaceerd zonder coronatoegangsbewijs:
*** vaste zitplaats verplicht
*** Maximaal aantal bezoekers is afhankelijk van de ruimte

Geplaceerd met coronatoegangsbewijs:
*** vindt plaats op een afgesloten locatie
*** maximaal 750 bezoekers, of bij een grotere locatie 2/3 van de capaciteit
*** coronatoegangsbewijs verplicht
*** 1,5 meter afstand kan worden losgelaten

Ongeplaceerd alleen met coronatoegangsbewijs:
*** Mag alleen buiten of met een tent met vier zijden open
*** maximaal 750 bezoekers
*** Coronatoegangsbewijs verplicht
*** Toegangsticket verplicht
*** 1,5 meter afstand kan worden losgelaten.

Op de website van de Rijksoverheid vindt u alle informatie over de regels voor evenementen.
www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid-19/cultuur-uitgaan-en...


Vanaf 30 juni kunnen eendaagse evenementen met coronatoegangsbewijzen, onder voorwaarden worden georganiseerd. Bijvoorbeeld een muziekfestival. Ook zonder toegangsbewijzen mogen organisaties evenementen organiseren. Goed om te weten: de inzet van het coronatoegangsbewijs is optioneel en niet verplicht. Als je coronatoegangsbewijzen inzet, is er meer mogelijk dan wanneer je dit niet doet.

Anderhalve meter of coronatoegangsbewijs
Goed om te weten: de inzet van het coronatoegangsbewijs is optioneel en niet verplicht. Wanneer u coronatoegangsbewijzen inzet, is er meer mogelijk dan wanneer u dit niet doet.

Zonder toegangsbewijs, mag u 1 bezoeker per 10 m2 ontvangen. Bezoekers moeten 1,5 meter afstand houden. U moet maatregelen nemen om die afstand te waarborgen.

Met toegangsbewijs, mag u het reguliere aantal bezoekers ontvangen. Bezoekers hoeven geen 1,5 meter afstand te bewaren. U moet maatregelen nemen om de coronatoegangsbewijzen te controleren.

Aanvraagprocedure 2021
Covid-19 brengt een grote, onzekere factor met zich mee als het gaat om het wel of niet doorgaan van evenementen. De Twentse gemeenten hebben in samenwerking met Veiligheidsregio Twente er voor gekozen om in 2021 te werken conform de reguliere evenementenprocedure inclusief indieningstermijnen. Deze procedure en indieningstermijn zijn hier te vinden: https://www.dinkelland.nl/evenementenvergunning.

Zoals de afgelopen periode is gebleken, vraagt de coronasituatie om flexibiliteit. Zowel van organisatoren als van gemeenten en hulpdiensten/Veiligheidsregio. Deze flexibiliteit kunnen we dragen door met elkaar in gesprek te blijven en rekening met de maatregelen te houden. De maatregelen kunnen (ook zeer plotseling) veranderen. Met als mogelijke consequentie dat een evenement niet door kan gaan. Vooral dit laatste is van belang dat ook organisatoren zich hiervan bewust zijn. Ook met het oog op de financiële consequenties.
Kan het evenement wel plaatsvinden dan vragen we bij de vergunningaanvraag in verband met Covid-19 aanvullend naar een:

  • Uitwerking ‘werken met toegangsbewijzen’ ofwel
  • Uitwerking Covid-19 maatregelen, inclusief beschrijving hoe de 1,5 meter onderlinge afstand kan worden gehouden.

Covid-19 toets
De (landelijke) maatregelen met betrekking tot Covid-19 veranderen continue. Op het moment dat vergunningaanvragen ingediend moeten worden, is niet te zeggen wat tijdens het evenement de mogelijkheden of beperkingen zijn. Hierdoor zal de vergunningprocedure waarschijnlijk anders verlopen dan normaal. Kort voor het evenement zal pas duidelijkheid gegeven kunnen worden over de maatregelen die tijdens het evenement van kracht zullen zijn en zelf dan is er geen 100% zekerheid te geven. Om die reden zal de Covid-19 toets door de gemeente, eventueel met ondersteuning van de hulpdiensten/Veiligheidsregio, pas circa 3 a 4 weken voor het evenement gedaan kunnen worden. Ook hier geldt weer: alles wat al aan de voorkant wordt meegenomen in de vergunningaanvraag kan al besproken worden en kan weer tijd schelen in de verdere afhandeling van de aanvraag.

Om de Covid-19 toets te kunnen uitvoeren moet een organisator een Covid-19 risicoanalyse doen.  Daarnaast moet er nagedacht worden over op welke manier de Covid-19 maatregelen nageleefd kunnen worden. Meer informatie over de Covid-19 risicoanalyse en Covid-19 maatregelen is hieronder te vinden. Zowel de Covid-19 risicoanalyse en Covid-19 maatregelen moeten als apart hoofdstuk in het veiligheidsplan of als apart plan bij de vergunningsaanvraag worden ingediend. Hierbij is het ook aan te raden om na te denken over een plan B. Denk hierbij na over in welke gevallen je het evenement vanuit organisatorisch perspectief wel of niet door kunt laten gaan. Kan dit bijvoorbeeld nog als er zwaardere maatregelen van kracht zijn zoals een beperking in het maximaal aantal bezoekers, een sportwedstrijd zonder publiek of als er alleen doorstroomevenementen mogen plaatsvinden? En bedenk ook wanneer voor jou als organisator de uiterste datum is dat je duidelijkheid moet hebben om je evenement wel of niet te kunnen organiseren.

Testen voor toegang, coronatoegangsbewijzen
Wanneer u bezoekers toegang verschaft tot het evenement en daarbij gebruik maakt van het coronatoegangsbewijs vervalt de verplichting van 1,5 meter. 

Een geldig coronatoegangsbewijs is een vaccinatiebewijs, een herstelbewijs (vanaf  1 juli 2021) (een bewijs dat je minder dan 6 maanden geleden hersteld bent van corona) of een testbewijs (een negatieve testuitslag van minder dan 40 uur voor het evenement).

De bezoekers van het evenement moeten hun bewijs in de CoronaCheck-app laten zien. Als u als organisator coronatoegangsbewijzen wilt gebruiken, moet het evenement aangemeld worden bij Testen voor Toegang

  • Wanneer voor het evenement een vergunning van de gemeente nodig is en er minimaal 1.000 bezoekers zijn (bij minder bezoekers is een aanmelding niet nodig)
  • Evenementen die worden aangemeld welke openbaar toegankelijk zijn voor publiek, moeten plaatsvinden op een bekende en afgebakende locatie en een tijdelijk of kortdurend karakter hebben.

De aanmelding van het evenement wordt gebruikt om in de planning van de beschikbare testcapaciteit zoveel mogelijk rekening te houden met het evenement. Zo is er voldoende testcapaciteit voor de bezoekers van het betreffende evenement. Er is een bewijs van een vergunning of een vergunningsaanvraag van de gemeente nodig, om je aan te melden bij Testen voor Toegang. Zorg dat je voldoende vrijwilligers hebt om de coronatoegangsbewijzen te controleren. Vrijwilligers moeten van te voren worden getraind in het uitlezen van toegangsbewijzen met de CoronaCheck Scanner-app en het controleren van legitimatiebewijzen. Bewijzen worden met een mobiele telefoon en de app ‘Scanner voor CoronaCheck’ gescand. Voor communicatie naar bezoekers en medewerkers van het evenement kan de communicatietoolkit Coronatoegangsbewijs voor evenementen van de Rijksoverheid helpend zijn. Ook vind u informatie over de CoronaCheck-app.

Covid-19 maatregelen (zonder coronatoegangsbewijzen)
De basisregel is dat er een onderlinge afstand van 1,5 meter wordt gehouden. Bij de vergunningaanvraag lever je ook een beschrijving in waarin wordt aangegeven hoe ervoor wordt gezorgd dat er 1,5 meter onderlinge afstand kan worden gehouden. Om de risico's zoveel mogelijk terug te brengen tot een aanvaardbaar niveau tref je maatregelen.
En nu dus ook voor Covid-19. Op basis van de Covid-19 risicoanalyse stel je een overzicht op van de Covid-19 maatregelen die je gaat treffen. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de hoeveelheid mensen die je verwacht in relatie tot de beschikbare ruimte. Omdat de Covid-19 risicofactoren nieuw zijn, is er een overzicht gemaakt van Covid-19 risicofactoren die mogelijk aanwezig kunnen zijn. Dit overzicht vind je hier: https://vrtwente.nl/media/351733/covid-19-risicofactoren-website.docx

De te nemen maatregelen moeten aan sluiten op de geconstateerde risico's.

. Hierbij kun je denken aan antwoorden op de volgende vragen:

  • Hoe zorg je ervoor dat bezoekers/deelnemers te allen tijde 1,5 meter afstand kunnen houden?
  • Hoe zorg je ervoor dat bezoekers/deelnemers elkaar niet kruisen en de afstand kunnen blijven houden?
  • Hoe zorg je voor de stromen van personen met betrekking tot het gebruik van sanitaire voorzieningen?
  • Welke hygiënemaatregelen worden er getroffen?
  • Als er zitplaatsen zijn, hoe zorg je ervoor dat bezoekers daar op een goede manier terecht komen en blijven?
  • Is er een risicovolle doelgroep op het evenemententerrein aanwezig?
  • Hoe komen bezoekers/deelnemers naar het evenement? (eigen vervoer, georganiseerd vervoer)

Wellicht vind u het lastig om te bedenken welke maatregelen u voor Covid-19 risico’s kunt treffen. Daarom zijn er op basis van de Covid-19 risicofactoren die hierboven te vinden zijn een aantal mogelijke oplossingsrichtingen opgesteld. Het is de bedoeling dat deze oplossingsrichtingen vertaald worden in specifieke maatregelen voor het evenement. Het is dus niet simpelweg kopiëren en plakken, maar we helpen je wel op weg. Dat wat bij de vergunningaanvraag wordt ingediend als maatregelen, moeten in de praktijk ook daadwerkelijk worden getroffen. De Covid-19 oplossingsrichtingen zijn hier te vinden: https://vrtwente.nl/media/351734/oplossingsrichtingen-covid-19-risicofac...

Covid-19 oplossingsrichtingen
Wellicht vind je het lastig om te bedenken welke maatregelen je voor Covid-19 risico’s kunt treffen. Daarom zijn er op basis van de Covid-19 risicofactoren die hierboven te vinden zijn een aantal mogelijke oplossingsrichtingen opgesteld. Het is de bedoeling dat deze oplossingsrichtingen vertaald worden in specifieke maatregelen voor het evenement. Het is dus niet simpelweg kopiëren en plakken, maar we helpen we je wel op weg. Dat wat bij de vergunningaanvraag wordt ingediend als maatregelen, moeten in de praktijk ook daadwerkelijk worden getroffen. De Covid-19 oplossingsrichtingen zijn hier te vinden: https://vrtwente.nl/media/351734/oplossingsrichtingen-covid-19-risicofac....

1,5 meter
De basisregel is dat er een onderlinge afstand van 1,5 meter wordt gehouden. Bij de vergunningaanvraag lever je ook een beschrijving in waarin wordt aangegeven hoe ervoor wordt gezorgd dat er 1,5 meter onderlinge afstand kan worden gehouden.

Protocollen
Vanuit diverse brancheorganisaties zijn er Covid-19 protocollen gemaakt die je op weg helpen met het organiseren van een veilig en verantwoord evenement. Hieronder is een overzicht met protocollen.

Heeft u vragen?

Heeft u vragen en/of wilt u uw evenement bespreken, neem dan contact op met een van onze evenementenconsulenten Bert Oelen of Sylvia Olde Klieverik of met het team APV en bijzondere wetten.