Evenement organiseren

Onder evenement wordt verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Er zijn verschillende soorten evenementen. Het ene evenement is klein en rustig, het andere is groter en heeft meer risico’s. 

In onze gemeente maken we verschil tussen drie soorten evenementen:

• Vergunningsvrije evenementen – u heeft geen vergunning nodig
• Meldingsplichtige evenementen – u moet een melding doen bij de gemeente
• Vergunningsplichtige evenementen – u heeft een vergunning nodig van de gemeente

Vergunningsvrij

Een vergunningsvrij evenement is een ééndaagse buurt- of straatfeest waarbij:

• de activiteiten tussen 07.00 en 24.00 uur plaatsvinden;
• géén muziek ten gehore wordt gebracht voor 07.00 of na 23.30 uur en gedurende de toegestane tijd het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB(A) op de gevels van omringende woningen niet wordt overschreden (uitgezonderd onversterkte muziek gedurende toegestane tijden);
• de activiteiten niet plaatsvinden op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormen voor het verkeer en de hulpdiensten;
• slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van maximaal 25 vierkante meter per object; en
• het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 75 personen.

Meldingsplicht

Een meldingsplichtig evenement is een evenement waarbij:

• het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 300 personen, met uitzondering van optochten en wandel-, loop- en fietstochten;
• het aantal dagen is beperkt tot één of twee dagen, met uitzondering van optochten en 

wandel-, loop- en fietstochten;

• de activiteiten plaatsvinden tussen 07.00 en 24.00 uur;
• géén muziek ten gehore wordt gebracht voor 07.00 of na 23.30 uur en gedurende de toegestane tijd het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB(A) op de gevels van omringende woningen niet wordt overschreden (uitgezonderd onversterkte muziek gedurende toegestane tijden);
• de activiteiten geen gevaar vormen voor de verkeersveiligheid en het verkeer en de hulpdiensten niet belemmeren of de doorstroming beperken; en
• slechts kleine objecten worden geplaatst, waaronder één tent van maximaal 50 m2, waar niet meer dan 150 personen worden toegelaten.

Ook wordt onder een meldingsplichtig evenement verstaan:

• een evenement dat geheel plaatsvindt in een maatschappelijk onderkomen zoals een dorps- of kulturhus mits zij voldoen aan het gestelde in het evenementenbeleid en de benodigde inrichtingseisen in het kader van brandveiligheid. Met uitzondering van een vechtsportwedstrijd of -gala.

Valt uw evenement onder de meldingsplicht? Dan moet u het evenement ten minste 20 werkdagen vóór het evenement bij ons melden. Dit kunt u doen onder het kopje aanvragen.

Vergunningsplicht

Voldoet uw evenement niet aan de voorwaarden voor een vergunningsvrij of meldingsplichtig evenement? Dan heeft u een vergunning nodig en moet u die ten minste 12 weken vóór het evenement bij ons aanvragen. 

Aanvraagformulier 

Het aanvragen van een evenementenvergunning doet u door het invullen van het aanvraagformulier. Dit aanvraagformulier is ook digitaal beschikbaar. Beiden vindt u onder het kopje aanvragen. Bij het aanvraagformulier moet u een aantal bijlagen aanleveren. Dit zijn in ieder geval:

Situatietekening 

Een op schaal gemaakte situatietekening van de locatie waarop het evenement plaatsvindt. Wat u precies op de situatietekening moet vermelden, vindt u hieronder.

Veiligheidsplan

Een veiligheidsplan is een document waarin u opschrijft wat u organiseert en hoe u zorgt voor de veiligheid tijdens uw evenement. In het plan zet u bijvoorbeeld: 

• wat voor evenement u organiseert;
• welke risico’s er kunnen zijn; 
• welke maatregelen u neemt om ongelukken te voorkomen;
• hoe de organisatie is geregeld;
• wie wat doet als er toch iets misgaat.

Een opzet voor een veiligheidsplan vindt u hieronder.Is uw evenement kleinschalig en zijn er weinig risico’s? dan is een korte versie van het veiligheidsplan voldoende. In dat geval vult u alleen de onderdelen in die voor uw evenement belangrijk zijn, de overige onderdelen kunt u weglaten. 

Voor uitgebreidere informatie over de vaste en (mogelijk) optionele onderdelen van het veiligheidsplan leest u meer op de website van de Veiligheidsregio Twente, zie evenementen.vrtwente.nl/veiligheidsplan.

Inrichtingstekening

Wanneer u bijvoorbeeld een tent plaatst waar meer dan 150 personen verblijven moet een op schaal gemaakte inrichtingstekening aangeleverd worden. Wat u precies op de inrichtingstekening moet vermelden, vindt u hieronder.

Constructieberekening en -tekeningen

Als u tijdens het evenement een van de volgende bouwsels neerzet, moet u aantonen dat deze veilig zijn:

• bouwsels met een vloeroppervlakte van 25m2 of groter of hoger dan 5 meter; en
• podia waarvan de vloerhoogte hoger is dan 1 meter, een oppervlakte hebben van 75m2 of groter of waarbij een overkapping of wanden aanwezig zijn.

Dit doet u door statische berekeningen (vaak tentboeken) en constructieve tekeningen, die een volledig en actueel beeld geven van de te maken constructies met eventueel een tekstuele toelichting, aan te leveren. Vaak kunt u deze gegevens opvragen bij het bedrijf waarvan u de tenten en/of licht en geluid van huurt. 

Bij plaatsing en het gebruik van bouwsels waarvoor geen berekeningen en tekeningen aangeleverd hoeven te worden, moeten wel de daarbij behorende productcertificaten en/of gebruiksvoorschriften in acht worden genomen.

Meer informatie over het organiseren van een evenement

Bij het organiseren van een evenement komt veel kijken. Op de website van de Veiligheidsregio Twente vindt u meer informatie. U leest daar meer over het evenementenproces, het opstellen van een veiligheidsplan, het maken van tekeningen en over belangrijke onderwerpen (zoals beveiliging, geneeskundige zorg en risicovol weer) die tijdens uw evenement van toepassing kunnen zijn. Zie de website: evenementen.vrtwente.nl/

Beleidsregels evenementen

In deze regels staat onder andere hoeveel evenementen er in de kernen van de gemeente Dinkelland mogen zijn waarbij na 23.00 uur versterkte muziek wordt gedraaid. Ook zijn er eindtijden voor evenementen, drankverstrekking en muziek opgenomen. Zie lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR375729/2.

Brandveiligheid

Bij evenementen gelden onder andere regels voor brandveiligheid en vluchtroutes. Deze regels staan in het besluit ‘Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’ (Bgbop).

Deze regels staan niet meer in de evenementenvergunning zelf, maar gelden automatisch. U moet er dus zelf voor zorgen dat uw evenement hieraan voldoet. Zie wetten.overheid.nl/BWBR0040068/2024-01-01. 

Verkeersregelaars

Soms is het bij een evenement nodig om het verkeer te regelen. In dat geval is het verplicht om gecertificeerde en aangestelde verkeersregelaars in te zetten. Mensen die willen helpen als evenementenverkeersregelaar bij een evenement, moeten eerst een gratis online training hebben afgerond via de website van Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL): www.verkeersregelaarsexamen.nl/. Hierna mogen ze in heel Nederland verkeersregelende werkzaamheden bij evenementen uitvoeren. Evenementenverkeersregelaars mogen eenvoudige handelingen verrichten, zoals het geven van een stopteken op een doorgaande weg. Het regelen van verkeer op de provinciale weg en op kruisingen op openbare gemeentewegen mogen zij niet. Dit moet gedaan worden door een beroepsverkeersregelaar. Een beroepsverkeersregelaar is al opgeleid, maar moet nog wel aangesteld worden.

Openbaar vervoer

Soms heeft een evenement invloed op het openbaar vervoer. Bijvoorbeeld als een bushalte tijdelijk niet bereikbaar is door een wegafzetting. De vervoerder moet door u op tijd op de hoogte worden gesteld van wegafzettingen en beperkingen in de bereikbaarheid. U kunt hiervoor contact opnemen met Arriva: infrabeheer.twente@arriva.nl.

Afval

Sinds 1 juli 2023 gelden er nieuwe regels voor het gebruik van wegwerpbekers en -bakjes op evenementen. In onderstaand document vindt u meer informatie over wat deze regels voor u en uw bezoekers betekenen.

Natuurbescherming

Evenementen kunnen invloed hebben op de natuur door bijvoorbeeld stikstofuitstoot of het verstoren van beschermde dier- of plantsoorten door geluid bij het gebruik van geluidsboxen of aanwezigheid van mensen. De Provincie Overijssel is het bevoegd gezag ten aanzien van natuurbescherming, zie voor meer informatie: regelen.overijssel.nl/Algemene_informatie/Evenenementen_en_natuur. 

Verzekering

Als u een evenement gaat organiseren, denk dan ook aan verzekeringen. U kunt bijvoorbeeld een speciale evenementenverzekering afsluiten. Voor vrijwilligers heeft de gemeente een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten, zie www.dinkelland.nl/vrijwilligersverzekering. 

Gebruik gemeentelijk riool en stroom

Wilt u gebruik maken van het gemeentelijk riool (voor afvalwater) of van stroompunten van de gemeente? Geef dit dan duidelijk aan bij uw aanvraag. 

Voor het in behandeling nemen van vergunningen en/of ontheffingen worden leges in rekening gebracht. De kosten zijn:

Hopelijk heeft u de informatie hierboven goed gelezen. Heeft u toch nog vragen? Neem dan gerust contact op met het team APV & Bijzondere wetten.

Wilt u uw evenement melden of een vergunning aanvragen?
Dat kan op twee manieren:

• Digitaal met eHerkenning of DigiD via de knoppen hieronder
• Met een formulier dat u kunt downloaden onderaan deze pagina

Gebruik eHerkenning als u als bedrijf, stichting of vereniging deze aanvraag wilt indienen. 

Gebruik DigiD als u als particulier deze aanvraag wilt indienen.